Как работать удаленно: Инструкция от ЭТП ГПБ
В настоящий момент, в условиях карантина и рекомендуемой самоизоляции, удаленная работа перестала быть прерогативой фрилансеров и мечтой офисных работников, уставших тратить время на дорогу в общественном транспорте. Из удела немногих профессий удаленка превратилась в едва ли не единственный способ поддерживать нормальное функционирование предприятия. Интернет сейчас полнится видео и статьями о том, как лучше переводить офис на удаленную работу, однако многие из них неструктурированы и касаются преимущественно внутренних СЭД и CRM-систем, тогда как при внешнем документообороте необходимо обращаться к юридически значимому электронному документообороту.
В нашей статье мы подробно распишем алгоритм, который предназначен, в первую очередь, для тех, кто ранее с ЭДО дела не имел. Для тех же, кто знаком с электронным документооборотом, алгоритм может послужить чек-листом, при помощи которого можно будет сверить, все ли предусмотрено.
Время
Выбирайте любое удобное время — мы подстроимся под ваш график.
Место
Оставайтесь дома
Эффективность
Наша задача – поддержать сохранение функционала вашего предприятия
Составление реестра документов и контрагентов
Для начала необходимо систематизировать всю имеющуюся у вас информацию. Предпринимателю необходимо четко представлять и структурировать, какими документами он обменивается с партнерами и контрагентами, обозначить все крайние сроки предоставления документации.
Подобная систематизация поможет понять, какие типы документов потребуются в работе с внешним документооборотом. Также можно будет определить приоритетность переведения работы с контрагентами на ЭДО и составить список тех, кто уже готов к удаленному сотрудничеству.
Подобная систематизация поможет понять, какие типы документов потребуются в работе с внешним документооборотом. Также можно будет определить приоритетность переведения работы с контрагентами на ЭДО и составить список тех, кто уже готов к удаленному сотрудничеству.
Важно!
В системе ЭДО документы делятся на структурированные, то есть, регламентированные законодательством (счета-фактуры, акты выполненных работ, счета и т.д.), и на неструктурированные, такие как, к примеру, договор и приложения к нему. Это тоже необходимо учитывать при первоначальной систематизации.
Способы работы с электронными документами – простые и сложные
Сложным перевод предприятия на ЭДО будет только в том случае, если для документооборота использовались нетиповые программы, изначально не настроенные на внешнее подключение. В этом случае можно либо дорабатывать систему, что займет крайне внушительное количество времени на разработку и отладку, либо воспользоваться одним из сторонних сервисов.
Сложным перевод предприятия на ЭДО будет только в том случае, если для документооборота использовались нетиповые программы, изначально не настроенные на внешнее подключение. В этом случае можно либо дорабатывать систему, что займет крайне внушительное количество времени на разработку и отладку, либо воспользоваться одним из сторонних сервисов.
Банковский клиент-сервис
Если вы и ваши контрагенты или партнеры используете для расчета Сбербанк, то можете воспользоваться сервисом Бизнес Онлайн, который дает доступ к ЭДО. Вполне возможно, что в довольно быстрые сроки, с учетом актуализации проблемы, другие банки тоже создадут похожие сервисы.
Плюсы – практически мгновенное подключение, удобный интерфейс, интуитивно понятный функционал. Из минусов – далеко не все предприятия предпочитают работать со Сбербанком, в том числе из-за его печально известных обновлений, которые могут парализовать работу онлайн-банка на промежуток от нескольких часов до нескольких дней.
Веб-сервисы
Сетевых сервисов, которые позволяют обмен документами, довольно много. В том числе, и с онлайн-клиентами, которые не потребуют дополнительной установки и настройки ПО. Из однозначных плюсов – быстрое подключение. Качество интерфейса, удобство и скорость разнятся в зависимости от сервиса.
Модуль 1-С
Подходит для тех, у кого действительно внушительный документооборот. Если используется типовая система выше версии 8.3, существует возможность подключения специального модуля, который позволит обмениваться документацией в сети. Однозначный плюс – отсутствие специального обучения, если на предприятии изначально используется 1-С, весь документооборот проводится в знакомой программе. Подключение и настройка модуля может занимать до двух-трех часов. Также у 1-С есть облачные решения и для нетиповых программ и надстройка с зашифрованным каналом для тех, кто опасается утечек информации.
Политика компании
В учетной политике компании необходимо прописать и детализировать использование ЭДО. В частности, стоит упомянуть возможность использования электронной подписи. Также необходимо включить пункты о возможности передачи электронных документов в шаблоны договоров компании. Не лишним будет и обсудить этот вопрос с партнерами и контрагентами – возможно, потребуется пересмотреть текущие договора, чтобы в дальнейшем не возникало разночтений.
Маршрут движения документов и ответственные лица
Типовой жизненный цикл документы выглядит как «создание – согласование – подписание», далее возможны варианты в зависимости от того, внешний это или внутренний документооборот. в системе ЭДО необходимо распределить права пользователей для создания и подписания документов, определить последовательность и политику согласования. После завершения этого этапа, которому следует уделить особое внимание, у сотрудников не должно оставаться «белых пятен» - все должны максимально четко представлять нынешнее движение документов
Выбор оператора ЭДО
На самом деле, этот пункт идет наравне с первым, и разумным будет на всех этапах к нему готовиться, присматриваясь к операторам. Однако именно после составления реестра, последовательности цикла документов и осознания реальных объемов их оборота можно будет принять по-настоящему взвешенное решение.
В первую очередь стоит обратить внимание на то, интегрируется ли оператор СЭД со своими «коллегами». Чем меньше исключений в этом списке – тем лучше, тем выше вероятность, что даже если ваши партнеры предпочтут другого оператора, у вас не будет проблем в передаче документов.
В первую очередь стоит обратить внимание на то, интегрируется ли оператор СЭД со своими «коллегами». Чем меньше исключений в этом списке – тем лучше, тем выше вероятность, что даже если ваши партнеры предпочтут другого оператора, у вас не будет проблем в передаче документов.
Далее, выбирайте тариф исходя из реальных задач – после всех предыдущих пунктов вы уже отлично представляете объем документооборота и его пределы.
Отличным решением будет выбор ЭДО ЭТП ГПБ.
Обеспечение полной функциональности сервиса, необходимого для организации работы предприятий, как действующих в штатном порядке, так и переводящих сотрудников на удаленную работу.
Отличным решением будет выбор ЭДО ЭТП ГПБ.
Обеспечение полной функциональности сервиса, необходимого для организации работы предприятий, как действующих в штатном порядке, так и переводящих сотрудников на удаленную работу.
Наиболее актуальные функции:
Юридическая значимость;
Оперативность в согласовании документов удаленными группами сотрудников;
Быстрое и безопасное подключение к ЭДО в условиях удаленной работы.
Поддержка от ЭДО ЭТП ГПБ доступна в полном объеме – вы можете поддерживать связь с нашими экспертами по почте, через чат и по телефону, операторы на связи всегда готовы помочь. Переходите на ЭДО ЭТП ГПБ!
Электронная подпись
Юридически значимый электронный документооборот невозможен без электронной подписи. Именно заверенная цифровая подпись является подтверждением того, что документ подписан человеком, имеющим на это все необходимые полномочия. В настоящее время электронную подпись можно получить и дистанционно. Многие поставщики СЭД также предлагают свои услуги в качестве посредника или консультанта по получению ЭП.
Взаимодействие с партнерами и контрагентами
При выборе оператора СЭД, конечно же, немалый фактор имеет и «сарафанное радио». Если большинство ваших партнеров использует одного и того же оператора и в целом довольны качеством предоставляемых услуг, то имеет смысл рассмотреть его пакеты – так интеграция будет намного проще. Однако рассмотрим и варианты, когда партнеры подключены к другим операторам или и вовсе не используют СЭД.
Если ваши партнеры не подключены к ЭДО, можно прибегнуть к услугам Сбербанка, описанным выше. Также в этой системе за приемлемую даже для малых организаций сумму можно получить электронную подпись и неограниченный обмен документами. Однако с учетом текущей обстановки можно и предложить партнерам установить СЭД от вашего оператора – это более затратно, но перспективы удаленного документооборота вполне окупаемы.
Если ваши партнеры подключены к другому оператору, необходимо узнать о возможности его взаимодействия с вашим. Большинство СЭД поддерживают кросс-документацию и режим роумингового соединения. Как правило, для установления последнего достаточно предоставить заявление о подключении партнера и его ИНН, чтобы в дальнейшем без проблем обмениваться документами.
Если ваши партнеры не подключены к ЭДО, можно прибегнуть к услугам Сбербанка, описанным выше. Также в этой системе за приемлемую даже для малых организаций сумму можно получить электронную подпись и неограниченный обмен документами. Однако с учетом текущей обстановки можно и предложить партнерам установить СЭД от вашего оператора – это более затратно, но перспективы удаленного документооборота вполне окупаемы.
Если ваши партнеры подключены к другому оператору, необходимо узнать о возможности его взаимодействия с вашим. Большинство СЭД поддерживают кросс-документацию и режим роумингового соединения. Как правило, для установления последнего достаточно предоставить заявление о подключении партнера и его ИНН, чтобы в дальнейшем без проблем обмениваться документами.
Все готово!
В целом, если подойти к подключению удаленного документооборота со всеми силами и ответственностью, это займет не больше одного-двух дней, и большая часть этого времени придется на ожидание одобрения ЭП и обработки запросов операторов СЭД. Для полного переведения документооборота в систему, обучения сотрудников и налаживание процесса, несомненно, потребуется дополнительное время, но это уже вопросы организации рабочего процесса внутри предприятия. Но даже после окончания карантинных мер грамотно настроенный удаленный документооборот позволит вам не «подвешивать» документацию при больничных и отпусках сотрудников, а, возможно, многие предприятия решат перенять европейский опыт и отказаться от дорогой аренды крупных офисов, когда есть возможность «удаленки». В любом случае – за электронным документооборотом будущее, и текущая обстановка это только доказывает.