5 ошибок при использовании ЭДО
Есть ли риски?
ЭДО – что это?
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет обеспечить оперативный высокотехнологичный обмен юридически значимой документацией и любыми существенными материалами в цифровой форме в рамках компании, между участниками бизнес-процессов, с государственными и контрольными органами, включая ФНС и суды. ЭДО – простое решение для выполнения сложных задач бухгалтерии, менеджмента, делопроизводителей компании.
Но любая современная технология требует ответственного и квалифицированного подхода. Если часто направлять в налоговую «битые» или старые файлы с отчетностью, можно столкнуться с некоторыми неудобствами. В этой статье мы постараемся разобраться, какие риски могут возникать при внедрении и использовании ЭДО на предприятии.
Применение без интеграции – потерянное юзабилити
Тип ошибки – приобретать ЭДО, несовместимый с цифровыми продуктами, уже используемым в компании.
Электронный документооборот должен иметь возможность взаимодействовать с внутренними цифровыми системами, которые уже используются в организации. Максимально эффективно ЭДО будет работать только тогда, когда в него можно будет загружать документы из внутренних систем работы с информацией, из вашего 1С и бухгалтерских программ, через облачные хранилища данных и любые другие сервисы, уже применяемые в компании.
Если ЭДО имеет несовместимость с уже давно взятыми на вооружение компанией цифровыми продуктами, этот ЭДО вам вряд ли пригодится. Переделывать внутреннюю архитектуру под требования новой программы документооборота – задача неблагодарная, на рынке масса продуктов с широкими возможностями настройки и интеграции в цифровую среду клиента.

Хороший выбор – ЭДО ЭТП ГПБ, оператор предоставляет гибкие системы интеграции, следит за обновлениями и вносит в продукцию необходимые изменения при появлении на рынке новых популярных сервисов.
Оптимальная схема интеграции онлайн-клиента с внутренними информационными системами:
Специальный модуль для клиентов, использующих стандартные конфигурации ПП 1С
Интеграция по API с популярными учетными системами
Формирование пакетов документов и их изменение на всех этапах согласования и подписания в локальной сети или в онлайн-клиенте
Сохранение внутренней структуры пакетов документов при передаче для минимизации ручной обработки
Взаимодействие с контрагентами – ЭДО не живет в вакууме
Тип ошибки – применять ЭДО, который не может взаимодействовать с ЭДО основных контрагентов.

Еще один важный аспект пользования ЭДО – работа с контрагентами. Счета-фактуры, договоры, официальные запросы, подписанные усиленной цифровой подписью, могут конечно жить в рамках компании и филиала, но неплохо бы иметь возможность обмениваться этими материалами с поставщиками продукции или услуг, направлять партнерам и вообще использовать в бизнесе по назначению.

Самая простая идея – выбирать ЭДО, который располагает возможности интеграции и взаимодействия с системами контрагентов. Более сложный вариант – подключение роуминга. Большая часть операторов ЭДО настраивают взаимодействие систем через платную услугу подключения роуминга, но даже при использовании этой услуги не все операторы могут интегрироваться с сервисами конкурентов.
Тут возможны три пути решения проблемы
При выборе ЭДО уточнить у основных контрагентов, какие сервисы используют они, и подключать себе совместимый
Если вы уже используете ЭДО и контрагент выбирает оператора для себя – порекомендовать своего или направить список операторов, с которыми ваш сервис может интегрироваться
Если после очередного обновления или с течением времени ваш ЭДО теряет возможности взаимодействия с контрагентами – есть вероятность, что пора сменить оператора. Также можно сорганизоваться с контрагентами и совместно перейти на новый, более эффективный сервис
ЭДО ЭТП ГПБ предлагает гибкую систему настройки взаимодействия с системами контрагентов и готовые решения по интеграции с наиболее популярными сервисами электронного документооборота.
Система ЭДО ЭТП ГПБ интегрируется с программной платформой 1С в различных конфигурациях. Для сложных интеграций и клиентов, работающих в других учетных и информационно-управляющих системах, предусмотрены индивидуальные программы.
Присутствуют выгодные предложения роуминга. Индивидуальная консультация и настройка.
Актуальная документация в соответствии с законодательством
Тип ошибки – несоответствие направляемых через ЭДО материалов установленным законом стандартам юридически значимых цифровых документов.
Сфера электронного документооборота активно регулируется на государственном уровне, ФНС, суды и контрольные органы принимают только документы в установленном формате, а формат может меняться достаточно динамично.
ЭДО используется для отправки следующей юридически значимой документации
Счетов-фактур
Накладных ТОРГ-12
Актов
УПД
УКД
ЭДО ЭТП ГПБ предлагает комплексное решение этой проблемы – встроенный форматно-логический контроль
Регулирование работы с ЭДО осуществляется сложным набором нормативных актов – 63-ФЗ «Об электронной подписи», ГК РФ – ч. 1 п: 2 ст. 434, ПП РФ №424 от 11.01.2019, №34-ФЗ от 18.03.2019, Приказ 174н и другими нормами.

При работе с юридически значимыми документами легко допускать ошибки, использовать устаревшие формы, применять нормы уже не действующих законов, особенно если некоторые бизнес-процессы предприятия не меняются годами и десятками лет. В то же время – это чревато штрафами и затягиванием рабочих процессов.

Для решения проблемы существует минимум два пути – пользоваться системой согласования с многоступенчатой проверкой документа и использовать контрольные сервисы, препятствующие отправке документации в нелегитимном формате.
● Благодаря утвержденным ФНС РФ форматам документов, система ЭДО автоматически извлекает данные из документа и осуществляет форматно-логический контроль

● Информация о получателе заполняется автоматически

● Система не позволит вам отправить документ, не соответствующий актуальным форматам ФНС
Пересортица и версионность – всему свое место
Тип ошибки – неупорядоченная работа над документацией приводит к появлению несогласованных и пропущенных версий, отправляют не то и не туда.
При работе с документами через почту или побочные сервисы возникают ситуации, когда правки по разным этапам вносят разные лица, начинают появляться разные версии документов, которые очень сложно свести воедино, процесс согласования затягивается, исправления начинают накатывать лавинообразно. В итоге вместо готовой версии вполне может быть отправлен документ с ошибками и незавершенными правками, это может ударить по карману в случае с юридически значимой документацией и по репутации в ходе взаимодействия с контрагентами.
Решение – использование сервисов ЭДО, предоставляющих комплексную среду для работы с документами.

В системе ЭДО ЭТП ГПБ присутствуют функции встроенного внутреннего документооборота:

● возможность запустить перед отправкой процедуру согласования документа;

● добавление этапов обработки документа;

● ограничение видимости для обеспечения конфиденциальности;

● назначение ответственного за каждый этап.
«Что делает эта кнопка?» или учите персонал

Тип ошибки – с цифровыми сервисами работает технически неподготовленный персонал.
На удивление распространенная ошибка – установка нового ПО, в том числе и электронного документооборота, без подготовки конечного пользователя. Многие считают, что овладеть современными цифровыми сервисами можно в процессе работы.

Безусловно – хорошие цифровые системы должны быть удобны в использовании и интуитивно понятны. Но стоит учитывать, что ЭДО – сервис специализированный, ориентированный на требования закона, формы ФНС, юридически значимые процедуры и использование таких непростых вещей, как усиленная цифровая подпись. Просто тут быть может, но подготовка все же нужна, иначе в налоговую будут отправлять счета для контрагентов, а контрагентам жалобы в ФАС.

Способ решения проблемы – закажите у поставщика ПО базовое обучение, многие делают это бесплатно. Проводите регулярное обучение при изменениях в законодательстве и в случаях значимых изменений в интерфейсе и функционале ЭДО. Устраивайте квалификацию для сотрудников на наиболее ответственных участках. ЭДО выступает в качестве средства оптимизации и контроля документооборота и требует от пользователя некоторой организованности.

ЭДО ЭТП ГПБ снабжается понятными инструкциями, присутствует возможность запросить дополнительное обучение сотрудников, на связи постоянно находятся эксперты и техническая служба, готовые предоставить всю необходимую информацию, сориентировать по решению ошибок, рассказать о нововведениях.

Также мы регулярно проводим обучающие вебинары, где подробно и доступно раскрываем самые чувствительные вопросы использования сервиса ЭДО, например:

Как внедрить ЭДО для Заказчика

Ускорение заключения контракта при помощи ЭДО;

● ЭП – ее состав и применение

Резюмируя – ответственное использование ЭДО требует обеспечения интеграции с внутренним ПО и взаимодействия с контрагентами, упорядоченной работы с документами, учета законодательных изменений и обученных сотрудников. Хотите результата – учитывайте этот простой принцип.

Хотите оптимального результата – используйте ЭДО ЭТП ГПБ и мы поможем избежать ошибок в документообороте любого масштаба и сложности!
Перейти на ЭДО